ComDoc DMS

Sva poslovna dokumentacija – LAKO dostupna i DIGITALNO arhivirana

ComDoc je Document Management System razvijen kao odgovor na rastuće potrebe domaćeg tržišta za jednim kompletnim, jednostavnim i funkcionalnim rešenjem za arhiviranje i manipulaciju dokumentima.

ComDoc, u skladu sa svim bezbedonosnim standardima, omogućava trajno čuvanje kao i praćenje istorije jednog dokumenta.

ComDoc DMS

Sva poslovna dokumentacija
Lako dostupna
Digitalno arhivirana

ComDoc je Document Management System razvijen kao odgovor na rastuće potrebe domaćeg tržišta za jednim kompletnim, jednostavnim i funkcionalnim rešenjem za arhiviranje i manipulaciju dokumentima.

ComDoc, u skladu sa svim bezbedonosnim standardima, omogućava trajno čuvanje kao i praćenje istorije jednog dokumenta.

COMDOC

Kako funkcioniše?

Dokument se unosi u sistem skeniranjem. Pri unosu, opciono se može odabrati osoba kojoj želimo da prosledimo obaveštenje da je u arhivu dospeo dokument koji joj je namenjen. Dokument se arhivira u sistemu pod zadatom kategorijom i određenim predmetom. Omogućen je automatizovan proces kretanja dokumenta, kroz work flow. Sistem prati životni vek i tok dokumenta i njegovu istoriju. Omogućeno je elektronsko vođenje delovodne knjige, digitalni potpis i podsetnici kroz mejl koji olakšavaju vođenje dokumentacije.

1. Unos

Aplikacija nudi mogućnost skeniranja dokumenata sa bilo kog uređaja koji se nalazi na mreži, nakon čega je moguće manipulisati dokumentom, koristeći opcije koje inače imamo pri skeniranju nekog dokumenta, dodati opisne atribute koji će kasnije olakšati pretragu, potpisati dokument i po želji proslediti ga nekom na mejl. Može se učitati do 10 dokumenata jednostavnim prevlačenjem na formu, ili odabirom sa fajl sistema.

2. Organizacija po predmetima

ComDoc DMS omogućava klasifikaciju i smeštaj dokumenata po predmetima. Predmeti se klasifikuju tako da se može videti identifikacioni broj, naziv predmeta, opis, kao i status da li je predmet otvoren, odnosno zatvoren. Administrator može da definiše tipove i atribute na osnovu kojih će opisati predmet.

3. Obaveštavanje

Dokument je, nakon arhiviranja, moguće proslediti korisniku aplikacije ili trećem licu. Ukoliko se radi o korisniku aplikacije, dobiće obaveštenje i link ka stranici gde može pregedati sadržaj dokumenta i opisne atribute koji su mu dodeljeni i naravno može izvršiti izmene ukoliko za to ima odgovarajuće privilegije. Ukoliko je slučaj da osoba koja je dobila mejl nije korisnik aplikacije, dobiće obaveštenje i sam dokument, koji može preuzeti i pregledati ga.

4. Work flow

Osnova ComDoc-a jeste definisanje konfiguracije toka dokumenata (procedura) po kojoj će se dokumenti, odnosno grupa dokumenata kretati od trenutka započinjanja procedure, sve dok se ne ispoštuju svi koraci, i procedura završi. Procedura se definiše unapred, i određuje grupa korisnika zadužena za svaki korak iz procedure. Pored osnovnih informacija o koraku, definiše se i vreme trajanja koraka, da li je u tom koraku moguće menjati dokumente koji ulaze u proceduru, da li je u tom koraku moguće dodavanje novih dokumenata kao i da li taj korak može da bude završni korak procedure.

5. Delovodnik, digitalni potpis

Rešenje omogućava vođenje elektronskog delovodnika. Način generisanja delovodnog broja je konfigurabilan, i može se sastojati od šifre kategorije, separatora, godine i brojčane serije.
Digitalni potpis potvrđuje autentičnost sadržaja poruke i garantuje identitet potpisnika dokumenta.

6. Arhiviranje

Sistem čuva kompletnu istoriju jednog dokumenta i pruža mogućnost pretrage po svim parametrima koji su vezani za jedan dokument.
Ukoliko postoji potreba da se veliki broj dokumenata istih po strukturi arhivira, moguće je definisati polja iz kojih će se čitati tekst za određeni tip dokumenta, i time automatizovati sam proces arhiviranja.

7. Bezbednost

Kroz naloge omogućena je dodatna bezbednost podataka. U okviru jedne kompanije se dodeljuje nalog administratoru koji može da dodeljuje naloge zaposlenima u okruženju, kao i da im uvodi restrikcije u smislu pretrage, izmene i arhiviranja podataka. Korisnik koji ima ovu ulogu na sistemu jedini ima mogućnost brisanja dokumenata, kao i kreiranje strukture foldera/kategorija i definisanja novih tipova atributa. Korisnici koji pripadaju ostalim ulogama mogu samo da obavljaju osnovne operacije nad dokumentima.

Zašto ComDoc DMS?

Benefiti rešenja

Prednost za zaposlene:

  • Pregled dokumenata
  • Podela poslova
  • Olakšan rad i rukovanje

Prednost za menadžment:

  • Uvid u tok podataka
  • Uvid u status realizacije predmeta
  • Mogućnost za unapređenje procesa

Prednost za preduzeće:

  • Brži i lakši proces rada
  • Visok stepen zaštite podataka
  • Unapred definisan tok dokumenta
  • Uvid u ceo životni vek jednog dokumenta
  • Laka dostupnost
  • Dobra organizacija
  • Ušteda vremena i novca
  • Jednostavna i sigurna digitalizacija
  • Jednostavna manipulacija i razmena dokumenata

FAQ

Pitanja i odgovori

Kome je potreban ComDoc?

Svim preduzećima, nezavisno od veličine.
Preduzećima koja imaju probleme sa skladištenjem i razmenom dokumentacije, sa
čestim gubitkom ili oštećenjem papirnog dokumenta.

Da li ovo rešenje mogu da instaliram u sopstvenom data centru?

Rešenje je dostupno kao servis na Coming Cloud platformi, a može biti instalirano i na
lokaciji korisnika.

Da li je sistem moguće integrisati sa ERP – om?

ComDoc Document Management System je koncipiran kao otvoreni sistem gde korisnik ima mogućnost integracije sa postojećim ERP sistemima.

Da li je ComDoc DMS kompatibilan sa svim mobilnim uređajima?

Da, mobilnost i dostupnost uvek i svuda su jedne od karakteristika ComDoc DMS-a.

Društvena odgovornost

Korišćenjem ComDoc DMS-a:

Štedite novac

Manji trgovinski lanac godišnje potroši na papir, štampu i skladištenje dokumentacije i do 150.000 evra

Čuvate šume

Banka srednje veličine godišnje proizvede čak 11 miliona listova papira, prema istraživanju NALED-a

Budite deo 7% ekološki odgovornih kompanija

Ubrajate se u samo 7 odsto ekološki odgovornih kompanija i institucija u Srbiji koje posluju elektronski

Pored svega navedenog jako je važno da napomenemo da korišćenjem našeg DMS rešenja možete napraviti veliku uštedu u potrošnji papira.

Pored materijalne koristi, uštedom papira čuvate i prirodne resurse i svrstavate se u društveno odgovornu kompaniju.

Testimonials

Utisci korisnika

U naše preduzeće samo kroz pisarnicu godišnje prođe oko 40 000 različitih ulaznih dokumenata.
Sam proces zavođenja u delovodnu knjigu, izdavanje internih dostavnih knjiga na dnevnom nivou, raspoređivanje za svaki sektor pojedinačno, a kasnije I njihova pretraga predstavljala je mukotrpan posao.
Od uvođenja ComDoc-a , posao se znatno ubrzao, arhiviranjem se automatski dokumenti zavode u delovodnu knjigu, interne dostavnice se kreiraju na klik, a pretraga I pristup dokumentima je trenutan I zaštićen dodeljenim privilegijama na sistemu.
Pored toga, automatizovali smo radne procese kroz definisane tokove rada, što je takođe doprinelo poboljšanju efikasnosti u našem poslovanju.

Miloš Milenković
Rukovodilac IT sektora JKP „Mediana“ Niš

Vođenje predmeta na kojima radimo nikada nije bilo lakše.
Sva dokumentacija se lako arhivira i klasifikuje po predmetima, koje je lako naći uz pomoć opisnih parametara striktno definisanih za naše potrebe. Uz pomoć ComDoc Document Management System-a i van kancelarije mogu pronaći informacije o predmetu koji mi je potreban, tako da u svakom trenutku imam podatke koji su mi potrebni za rad.

Nenad Krstić
Advokatska kancelarija “JSKM”

ComDoc DMS nam je uštedeo prostor, jer više nemamo potrebu za arhiviranjem dokumentacije u papirnom obliku, uštedeo nam je vreme, jer nam je dokumentacija lako I brzo dostupna sa bilo kog mesta u bilo kom trenutku.

Miloš Tomašević
Direktor knjigovodstvene agencije „Tomas“

PRIJAVITE SE ILI PROBAJTE

Želim da koristim ComDoc DMS
Cena korišćenja sistema na mesečnom nivou (do 5 korisnika) iznosi već od 160€.
Ukoliko želite da rešenje dodatno prilagodite svojim potrebama, drugačiji paket ili opciju instalacije na Vašoj lokaciji, kontaktirajte nas.

Želim prvo da probam 
Ako niste sigurni da li je ComDoc za Vas, najbolje bi bilo da ga testirate.
Kontaktirajte nas, a mi ćemo Vam omogućiti 30 dana test perioda.
Probni period je besplatan i neobavezujuć.

9 + 7 =

COMING - Computer Engineering

Toše Jovanovića 7, 11000 Beograd
+381 (0)11 3 544 644
www.coming.rs

Kontakt

Adresa

Toše Jovanovića 7, 11000 Beograd

Prijavite se

Koristite ili probajte

© 2019 COMING. Sva prava rezervisana.